Im większy stopień zaawansowania technologicznego tym większa różnorodność pozyskiwania informacji. Takie sytuacje bardzo często widać w firmach. Wtedy z pomocą przychodzi kreowanie newsletterów wewnętrznych.
Przeznaczenie
Newslettery wewnętrzne, mimo że są przeznaczone tylko dla pracowników, pełnią bardzo ważną rolę w życiu przedsiębiorstwa. Starannie przygotowany newsletter ułatwia komunikację między pracownikami.
Dobre wykonanie newslettera prowadzi do:
—> skutecznego filtrowania i przekazywania informacji. Do każdego z działów trafiają tylko ważne z danego punktu widzenia wiadomości. Skutecznie działający newsletter powoduje zmniejszenie liczby wiadomości w skrzynce mailowej,
—> zacieśniania więzi między pracownikami. Dzięki stworzeniu newslettera, każda osoba pracująca w firmie ma poczucie wspólnoty, wiedzą, że są uczestnikami działań jednej organizacji,
—> pozytywnych opinii na zewnątrz przedsiębiorstwa. Pozytywne informacje przechodzą dalej, do rodzin czy znajomych pracowników. W ten sposób przedsiębiorstwo wzmacnia swoją reputację.
Charakterystyka dobrego newslettera
Aby stworzyć przejrzysty newsletter należy zadbać o segmentację odbiorców wiadomości, którymi będą pracownicy różnych działów, oczekujący innych informacji. Należy podtrzymywać zainteresowanie czytelników poprzez publikowanie odpowiednich dla nich treści. Wiedza przekazana w newsletterze powinna być przystępna i pomagać w dalszej pracy. Kolejnym krokiem jest takie sformatowanie tekstu, by był on przejrzysty i w miarę możliwości miał stałą formę graficzną. Ważny jest wybór sposobu przekazywania treści, specyficzny dla każdej branży.
Dobry newsletter cechują:
—> kompletne wiadomości – należy przekazywać informacje tak, by pracownik nie miał żadnego pola do domysłów. Warto pociągać ludzi do kontaktów, wskazując dział, w którym znajdą więcej interesujących danych,
—> zwięzły język – każdy temat należy poruszać w prosty sposób, zrozumiały dla każdego odbiorcy. Brak czasu powoduje konieczność przekazywania możliwie jak najkrótszych informacji,
—> angażowanie i zachęcanie – czytanie newslettera powinno być przyjemnością a nie koniecznością, dyktowaną przez przełożonego. Dlatego należy inspirować pracowników, żeby czytanie newslettera stało się ich przyzwyczajeniem,
—> swobodny styl – jeżeli tylko polityka przedsiębiorstwa tego nie wymaga, warto postawić na potoczny język, ponieważ newslettery cechuje fakt, że nie są one pismami oficjalnymi,
—> kreatywność – warto wplatać dowcipną dygresję czy zdjęcie, oczywiście w granicach dobrego smaku. Newsletter może posłużyć także jako informacja o sukcesach konkretnych działów lub pracowników i inspiracja dla pozostałych członków zespołu.